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Condizioni generali di servizio AppToMe
1. Chi siamo e cosa regolano queste condizioni
AppToMe è un servizio software erogato via internet (SaaS) da Pagina46 S.r.l., con sede in Via Carlo Lorenzini 106, 55100 Lucca, partita IVA e codice fiscale 02579350469, PEC pagina46@postacert.eu, email info@apptome.it (di seguito «il Fornitore» o «noi»).
Queste condizioni regolano il contratto tra il Fornitore e l'organizzazione di volontariato, l'associazione o l'ente che attiva il piano completo di AppToMe (di seguito «il Cliente» o «l'Organizzazione»). Il contratto si conclude online, dalla pagina «Piano e contratto» di my.apptome.it, e vale per tutte le persone che l'Organizzazione fa entrare nel proprio spazio.
Il piano gratuito AppToMe Lite non è oggetto di queste condizioni: è regolato dalle sue condizioni, mostrate all'attivazione.
2. Definizioni
- Servizio: AppToMe nel piano completo, come descritto su apptome.it al momento dell'accettazione, con i moduli e il tetto di persone scelti.
- Piano: l'insieme di tetto di persone (scaglione), moduli aggiuntivi e periodo di pagamento scelti dal Cliente, con i relativi prezzi fissati all'accettazione.
- Periodo: l'intervallo pagato in anticipo, di dodici mesi; di sei mesi quando previsto da un'offerta del Fornitore.
- Amministratore: la persona che l'Organizzazione indica come responsabile del proprio spazio su AppToMe e che agisce per suo conto nella pagina «Piano e contratto».
- Utenti: i volontari, i soci e i collaboratori che l'Organizzazione fa entrare nel proprio spazio.
- Offerta: una proposta preparata dal Fornitore per un'Organizzazione, con condizioni economiche diverse dal listino, accettabile dalla stessa pagina.
- DPA: l'accordo sul trattamento dei dati personali, parte di queste condizioni (sezione B).
3. Oggetto
Il Fornitore concede al Cliente, per la durata del contratto, una licenza d'uso non esclusiva e non trasferibile del Servizio, accessibile via internet dal sito my.apptome.it e dalle app AppToMe per iOS e Android, senza limiti di territorio.
Il Servizio comprende l'hosting, la manutenzione, gli aggiornamenti e le copie di sicurezza dei dati, i manuali su docs.apptome.it e l'assistenza via email a info@apptome.it nei giorni lavorativi.
Il Servizio evolve nel tempo: il Fornitore può aggiungere o migliorare funzioni senza preavviso. Non può ridurre, nel corso di un Periodo pagato, le funzioni comprese nel Piano.
4. Conclusione del contratto
Il contratto si conclude quando l'Amministratore, dalla pagina «Piano e contratto», sceglie il Piano o accetta un'Offerta, completa i dati di fatturazione, dichiara di accettare queste condizioni e il DPA e di avere il potere di vincolare l'Organizzazione, e conferma.
Chi accetta dichiara di agire per conto dell'Organizzazione con i poteri necessari. Se così non fosse, il pagamento della prima fattura da parte dell'Organizzazione vale come ratifica (art. 1399 c.c.).
Il Fornitore invia all'Amministratore un'email di conferma con il riepilogo del Piano, i prezzi e il collegamento a questa versione delle condizioni, che resta disponibile a un indirizzo stabile e può essere salvata e stampata. Il contratto può essere scaricato in PDF dalla pagina «Piano e contratto» in ogni momento.
Il contratto non è disponibile alle pubbliche amministrazioni, che acquistano il Servizio attraverso il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione con le procedure previste.
5. Prova gratuita
Alla prima attivazione il piano completo è in prova per quindici giorni, una sola volta per Organizzazione. Durante la prova il Servizio è completo e nulla è dovuto.
Alla fine della prova il contratto prosegue con il primo Periodo, salvo che l'Organizzazione lo disdica prima dalla pagina «Piano e contratto»: tre giorni prima della scadenza riceve un promemoria con la data e il modo per farlo. Disdetto in prova, il contratto si chiude senza alcun costo e l'Organizzazione passa al piano gratuito Lite.
Un'Offerta può prevedere l'avvio senza prova; in tal caso è indicato nell'Offerta stessa.
6. Durata e disdetta
Il contratto è a tempo indeterminato e si paga per Periodi. Alla fine di ogni Periodo ne comincia uno nuovo, alle condizioni in vigore per il contratto, senza che serva un'ulteriore accettazione.
Il Cliente può disdire in qualunque momento dalla pagina «Piano e contratto», senza costi e senza motivazione; la disdetta ha effetto alla fine del Periodo in corso, fino a quel giorno il Servizio resta completo, e può essere ritirata fino a quel giorno. Trenta giorni prima di ogni rinnovo il Fornitore invia all'Amministratore un promemoria con quanto si rinnova, l'importo e il modo per disdire.
Il Fornitore può recedere dal contratto, come previsto per i contratti a tempo indeterminato (art. 1373 c.c.), con un preavviso di almeno novanta giorni comunicato via email; in tal caso restituisce la parte del Periodo pagato e non goduto.
Alla cessazione del contratto, per qualunque causa, l'Organizzazione passa al piano gratuito AppToMe Lite: i dati restano nel suo spazio, i moduli aggiuntivi si disattivano e il tetto di persone diventa quello del piano Lite, senza che nessuno venga rimosso.
7. Corrispettivo, fatturazione e pagamento
Il corrispettivo è quello del Piano al momento dell'accettazione, indicato nel riepilogo per Periodo, IVA esclusa. I prezzi del listino possono cambiare nel tempo, ma per il contratto in corso valgono quelli fissati all'accettazione; un nuovo prezzo si applica solo da un rinnovo e solo se comunicato nel promemoria di cui all'articolo 6, con facoltà di disdetta.
Il Fornitore emette la fattura elettronica all'inizio di ogni Periodo, intestata ai dati di fatturazione indicati dal Cliente, che è responsabile della loro correttezza e del loro aggiornamento. Il pagamento avviene con bonifico bancario entro trenta giorni dalla data della fattura, alle coordinate indicate in fattura.
I corrispettivi si intendono al netto dell'IVA e di ogni altra imposta applicabile.
8. Modifiche del Piano in corso di Periodo
Dalla pagina «Piano e contratto» l'Organizzazione può in ogni momento:
- aggiungere un modulo o passare a uno scaglione superiore: la modifica ha effetto immediato e il Cliente paga, con una fattura dedicata, la quota del nuovo prezzo proporzionale ai giorni che restano del Periodo;
- togliere un modulo o passare a uno scaglione inferiore: la modifica ha effetto dalla fine del Periodo in corso, fino ad allora il Servizio resta invariato e nulla è restituito; lo scaglione inferiore è ammesso solo se il numero di persone nello spazio lo consente.
I dati di un modulo disattivato restano conservati e tornano disponibili alla sua riattivazione, finché l'Organizzazione mantiene il proprio spazio.
Per le Organizzazioni con un contratto nato da un'Offerta, le aggiunte passano da una nuova Offerta; le riduzioni e la disdetta restano libere.
9. Mancato pagamento
Se una fattura non è pagata entro trenta giorni dalla sua data, il Fornitore ne avvisa l'Amministratore. Perdurando il mancato pagamento, il Fornitore può sospendere l'erogazione del piano completo, come consentito dall'art. 1460 c.c., riportando l'Organizzazione al piano gratuito Lite: i dati restano conservati e nessuno viene rimosso.
Se il pagamento arriva mentre il Periodo fatturato è ancora in corso, il piano completo viene riattivato senza alcuna formalità. Finché una fattura resta non pagata, l'Organizzazione non può attivare un nuovo contratto.
10. Obblighi del Fornitore
Il Fornitore si impegna a:
- erogare il Servizio con continuità, salvo le interruzioni per manutenzione, che quando sono programmate vengono comunicate con anticipo e collocate per quanto possibile in orari di minor uso, e le interruzioni dovute a cause fuori dal suo controllo (guasti dei fornitori di connettività e hosting, attacchi informatici, eventi di forza maggiore);
- eseguire ogni giorno le copie di sicurezza dei dati e conservarle per almeno trenta giorni;
- adottare le misure di sicurezza descritte nel DPA;
- rispondere alle richieste di assistenza inviate a info@apptome.it entro due giorni lavorativi;
- comunicare con l'Amministratore, per tutto ciò che riguarda il contratto, all'indirizzo email registrato.
Il Servizio è reso attraverso internet e attraverso gli app store di Apple e Google: il Fornitore non controlla la rete né le regole degli store, e descrive qui, senza escludere la propria responsabilità, che il funzionamento del Servizio dipende anche da essi. Per ogni inadempimento il Fornitore risponde secondo la legge (artt. 1218 e seguenti c.c.).
11. Obblighi del Cliente
Il Cliente si impegna a:
- usare il Servizio per l'organizzazione della propria attività e nel rispetto della legge, dei diritti dei terzi e dei propri Utenti;
- fornire dati di registrazione e di fatturazione veritieri e tenerli aggiornati;
- custodire le credenziali di accesso proprie e dei propri Utenti e segnalare senza ritardo a info@apptome.it ogni accesso non autorizzato;
- rispondere dei contenuti che esso e i suoi Utenti caricano nello spazio dell'Organizzazione;
- informare i propri Utenti del trattamento dei loro dati e raccogliere, dove serve, il loro consenso, nel rispetto del DPA.
Il Cliente non può cedere il contratto o la licenza a terzi, né consentire l'uso del Servizio a soggetti diversi dalla propria Organizzazione e dai suoi Utenti, salvo accordo scritto con il Fornitore (ad esempio per enti capofila e coordinamenti, regolati da un'Offerta).
12. Dati del Cliente e proprietà intellettuale
I dati inseriti nello spazio dell'Organizzazione restano di proprietà del Cliente. Il Fornitore li tratta solo per erogare il Servizio, secondo il DPA, e non li usa per altri scopi né li cede a terzi.
Il Cliente può esportare i propri dati dal Servizio in ogni momento, nei formati messi a disposizione (CSV, XLSX, PDF). Alla chiusura dello spazio, su richiesta del Cliente, i dati vengono cancellati entro trenta giorni, salvo quanto la legge impone di conservare.
Il software, i marchi, i manuali e ogni altro materiale di AppToMe restano di proprietà del Fornitore. Il Cliente non acquista alcun diritto su di essi oltre alla licenza d'uso di cui all'articolo 3.
13. Modifiche di queste condizioni
Il Fornitore può pubblicare nuove versioni di queste condizioni. La versione accettata resta in vigore per il contratto in corso. Una nuova versione si applica a un contratto esistente solo da un rinnovo, se comunicata all'Amministratore almeno trenta giorni prima insieme al promemoria di rinnovo; chi non la accetta può disdire con effetto alla fine del Periodo, senza costi.
14. Comunicazioni
Le comunicazioni relative al contratto avvengono via email: per il Fornitore a info@apptome.it, per il Cliente all'indirizzo email dell'Amministratore e, per le fatture, all'indirizzo di fatturazione indicato. Le notifiche nell'app accompagnano le email ma non le sostituiscono.
15. Legge applicabile e lingua
Il contratto è regolato dalla legge italiana. Queste condizioni sono redatte in italiano; le eventuali traduzioni sono di cortesia e in caso di divergenza prevale il testo italiano.
B. Accordo sul trattamento dei dati personali
B.1 Ruoli
Per i dati personali che l'Organizzazione inserisce o fa inserire nel proprio spazio su AppToMe, l'Organizzazione è titolare del trattamento e il Fornitore è responsabile del trattamento, che agisce per conto del titolare secondo questo accordo. Il Fornitore è invece titolare autonomo dei dati necessari al contratto (dati di fatturazione, dell'Amministratore, di accesso e di assistenza), che tratta secondo la propria informativa.
B.2 Oggetto, natura e finalità del trattamento
Il Fornitore tratta i dati personali esclusivamente per erogare il Servizio all'Organizzazione: archiviazione, organizzazione, consultazione da parte degli Utenti autorizzati, invio di notifiche (push, email, SMS dove attivi), esportazione, copie di sicurezza e assistenza. Il trattamento dura quanto il contratto e il successivo periodo di conservazione di cui a B.8.
B.3 Categorie di dati e di interessati
Interessati: volontari, soci, dipendenti e collaboratori dell'Organizzazione; le persone che chiedono di entrarvi; dove l'Organizzazione lo registra, i partecipanti ai corsi.
Dati: dati anagrafici e di contatto (nome, email, telefono, indirizzo, codice fiscale, data e luogo di nascita, fotografia), appartenenza a gruppi e mansioni, turni e disponibilità, presenze e timbrature, formazione e abilitazioni con le relative scadenze, contenuti pubblicati in bacheca, dati dei mezzi e delle attività svolte. L'Organizzazione si impegna a non inserire dati non necessari al Servizio e, per eventuali dati relativi alla salute (ad esempio idoneità), a farlo solo dove la legge lo consente e limitandosi all'indispensabile.
B.4 Obblighi del responsabile
Il Fornitore:
- tratta i dati solo su istruzione documentata del titolare: le istruzioni sono il contratto, questo accordo e le impostazioni che l'Organizzazione sceglie nel Servizio; se ritiene che un'istruzione violi la legge, lo segnala al titolare;
- garantisce che le persone autorizzate al trattamento sono vincolate alla riservatezza e formate;
- adotta le misure di sicurezza di cui a B.5;
- ricorre ad altri responsabili solo alle condizioni di B.6;
- assiste il titolare, con misure tecniche e organizzative adeguate, nel dare seguito alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione): il Servizio consente all'Organizzazione di farlo direttamente, e per il resto il Fornitore interviene su richiesta entro dieci giorni lavorativi;
- assiste il titolare negli adempimenti degli articoli da 32 a 36 del GDPR, tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a sua disposizione;
- al termine del Servizio cancella o restituisce i dati come previsto a B.8;
- mette a disposizione del titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi di questo accordo e consente, con preavviso di almeno quindici giorni e durante l'orario lavorativo, verifiche condotte dal titolare o da un revisore da lui incaricato, non più di una volta l'anno salvo violazioni;
- non trasferisce i dati fuori dall'Unione europea se non alle condizioni di B.7.
B.5 Misure di sicurezza
Il Fornitore applica, tra le altre, queste misure: accesso al Servizio con credenziali personali e codice di verifica via email; separazione dei dati di ogni Organizzazione in uno spazio distinto; cifratura dei dati in transito (TLS) e dei supporti di archiviazione; copie di sicurezza giornaliere conservate per almeno trenta giorni; registrazione degli accessi amministrativi; aggiornamento tempestivo dei componenti software; principio del minimo privilegio per il personale; monitoraggio degli errori e degli incidenti.
B.6 Sub-responsabili
Il titolare autorizza in via generale il Fornitore a ricorrere ai sub-responsabili elencati qui sotto, che trattano i dati solo per le finalità indicate e sono vincolati da obblighi equivalenti a quelli di questo accordo:
| Sub-responsabile | Attività | Sede e trasferimento |
|---|---|---|
| DigitalOcean, LLC | hosting dei server applicativi e del database: esecuzione del Servizio e conservazione dei dati | Germania (Francoforte); DigitalOcean, LLC, Stati Uniti, Data Privacy Framework |
| Amazon Web Services (S3) | conservazione delle copie di sicurezza | Unione europea (regione europea) |
| Google Cloud (Cloud Storage) | conservazione di immagini e allegati caricati nel Servizio | Unione europea; Google LLC, Stati Uniti, Data Privacy Framework |
| OneSignal, Inc. | invio delle notifiche push e delle email del Servizio | Stati Uniti, Data Privacy Framework |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | monitoraggio degli errori del software; riceve solo i dati tecnici dell'errore | Stati Uniti, Data Privacy Framework |
Il Fornitore comunica all'Amministratore, via email, ogni aggiunta o sostituzione con almeno trenta giorni di anticipo; il titolare può opporsi per motivi fondati entro quel termine e, se non si trova una soluzione, disdire il contratto senza costi con effetto immediato.
B.7 Trasferimenti fuori dall'Unione europea
I dati sono conservati nell'Unione europea. I sub-responsabili con sede negli Stati Uniti ricevono solo i dati necessari alla loro attività, sulla base della decisione di adeguatezza per il Data Privacy Framework UE-USA e, in subordine, delle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea. Verso il Regno Unito e la Svizzera valgono le rispettive decisioni di adeguatezza.
B.8 Durata, restituzione e cancellazione
Questo accordo dura quanto il contratto. Alla cessazione del piano completo l'Organizzazione passa al piano gratuito Lite e i dati restano nel suo spazio, trattati alle stesse condizioni. Quando l'Organizzazione chiede la chiusura dello spazio, o dopo dodici mesi di inattività dell'Organizzazione sul piano Lite previo avviso, il Fornitore cancella i dati entro trenta giorni, comprese le copie di sicurezza alla loro naturale rotazione, salvo quanto la legge impone di conservare. Prima della cancellazione l'Organizzazione può esportare i propri dati.
B.9 Violazioni dei dati
Il Fornitore informa il titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro quarantotto ore da quando ne viene a conoscenza, di ogni violazione dei dati personali, indicando natura, categorie e numero approssimativo di interessati e di dati coinvolti, conseguenze probabili e misure adottate, così da consentire al titolare le notifiche previste dagli articoli 33 e 34 del GDPR.
B.10 Responsabilità e contatti
Ciascuna parte risponde delle violazioni di questo accordo secondo l'articolo 82 del GDPR. Per ogni questione relativa al trattamento dei dati il Fornitore è contattabile a info@pagina46.it; il titolare designa come proprio referente l'Amministratore.
